Gestão de Fluxo de Trabalho

Visão Geral

Em ambientes corporativos, fluxos de trabalho são utilizados para organizar e controlar a execução de processos que envolvem múltiplas pessoas, departamentos ou etapas de aprovação. Os principais casos de uso são:

1. Aprovação do Gerente: Documentos preparados por subordinados ou especialistas precisam de autorização de um gerente antes de serem concluídos. O documento percorre uma sequência de responsáveis até chegar ao último, onde é finalizado. Durante esse processo, o conteúdo do documento pode ser modificado enquanto estiver em circulação.

2. Iteração entre Departamentos: Partes distintas de um trabalho são executadas por departamentos diferentes. Por exemplo: o empacotamento de material é realizado pelo Departamento de Empacotamento, enquanto a verificação dos pacotes é feita pelo Departamento de Entrega.

3. Transição de Status do Documento: Um documento é mantido em rascunho até que todos os lançamentos sejam feitos e verificados. Após isso, o usuário o marca como completo. Quando necessário, também é possível anular, reverter ou excluir um documento.

4. Aprovação Baseada em Valor: Transações que ultrapassem um determinado limite financeiro exigem aprovação de uma pessoa ou cargo específico antes de serem processadas.

5. Escalar e Compartilhar Responsabilidades: Para evitar atrasos causados por sobrecarga ou ausência de colaboradores, é possível:

   • Encaminhar o pedido de ação para outro responsável, ou
   • Enviar o pedido para um grupo de pessoas, permitindo que qualquer membro do grupo conclua a atividade e avance o fluxo.

6. Orientação Geral: O fluxo de trabalho pode ser usado para guiar funcionários por processos padronizados, tornando os procedimentos mais claros e reduzindo a necessidade de treinamentos específicos.

Como Funciona no dev.erp?

O diagrama abaixo resume a configuração necessária para utilizar um fluxo de trabalho no dev.erp:

O dev.erp vem com as seguintes interfaces relacionadas ao fluxo de trabalho:

Conceitos Fundamentais

Antes de configurar um Fluxo de trabalho, é importante compreender seus principais componentes:

• Nó (Node): Representa uma etapa do processo.
• Transição (Transition): Define o caminho entre etapas.
• Responsável (Responsible): Define quem executará a atividade.
• Atividade (Activity): Instância de uma tarefa gerada pelo Fluxo de Trabalho.
• Processo de Fluxo de Trabalho (Fluxo de trabalho Process): Instância do Fluxo de Trabalho em execução.

Tipos de Fluxo de Trabalho

O tipo de fluxo de trabalho determina como ele deve ser executado:

Geral

• Descrição: Guia o usuário por uma sequência de etapas encadeadas, executando uma ação após a outra.
• Quando utilizar: Quando o processo segue um passo a passo fixo e previsível, como um checklist de atividades ou um procedimento operacional padrão.

Processo do Documento

• Descrição: Controla o ciclo de vida de um documento, definindo quem age em cada etapa e em qual ordem.
• Quando utilizar: Quando um documento precisa passar por múltiplas pessoas ou departamentos antes de ser concluído, como em aprovações, revisões ou assinaturas.

Valor de Documento

• Descrição: Dispara o fluxo automaticamente quando um critério de negócio é atingido, definido no campo Valor de Documento de Lógica.
• Quando utilizar: Quando o fluxo deve ser iniciado de forma automática com base em regras, como um valor de pedido que ultrapassa um limite ou um status específico de documento.

Manufatura

• Descrição: Modela os métodos de produção de um item, incluindo etapas, aprovações e parâmetros como tempo de espera e custo.
• Quando utilizar: Quando o processo envolve etapas de fabricação de produtos, controle de operações industriais ou roteiros de produção.

Qualidade

• Descrição: Representa processos de inspeção ou validação de qualidade, como inspeção de produtos, aprovação de lotes e controle de qualidade na produção.
• Quando utilizar: Quando o processo está relacionado ao controle de qualidade dentro dos módulos de manufatura ou gestão da qualidade.

Wizard (Assistente)

• Descrição: Conduz o usuário por uma sequência guiada de telas ou etapas, como um assistente de configuração.
• Quando utilizar: Quando é necessário guiar o usuário por um processo de cadastro ou configuração com múltiplos passos, reduzindo erros e simplificando a experiência.

Tipos de Responsáveis pelo Fluxo de Trabalho

O responsável pelo fluxo de trabalho é quem executa uma determinada atividade. Existem 4 tipos de responsáveis:

Humana

• Descrição: Permite especificar um usuário ou contato específico para executar a atividade. Caso nenhum usuário seja definido, o invocador do fluxo de trabalho assume automaticamente a responsabilidade.
• Exemplo: O gerente financeiro João é designado como responsável pela etapa de aprovação de despesas.

Organização

• Descrição: O supervisor da organização será o responsável por executar a atividade.
• Exemplo: O supervisor da filial São Paulo é automaticamente atribuído como responsável pela aprovação de requisições geradas por aquela unidade.

Papel (Função)

• Descrição: Um grupo de pessoas com o mesmo perfil de acesso será responsável por executar a atividade. Qualquer membro do grupo pode concluir a tarefa.
• Exemplo: Todos os usuários com o perfil "Analista de Compras" recebem a atividade e o primeiro a agir conclui a etapa.

Manual

• Descrição: O responsável não é determinado automaticamente pelo sistema, sendo definido explicitamente na configuração do fluxo de trabalho.
• Exemplo: Em um fluxo de aprovação, o próprio usuário que iniciou o processo escolhe manualmente quem será o revisor do documento.

Janela de Fluxo de Trabalho

Esta Janela permite você definir os fluxos de trabalho do sistema

Etapas de Fluxo de Trabalho (Nós)

Cada nó representa uma etapa do fluxo de trabalho. Ao defini-los, os seguintes campos são relevantes:

• Modo de Início: Define se o nó será disparado manualmente ou automaticamente.
• Modo de Finalização: Define se o nó será finalizado manualmente ou automaticamente.
• Unir Elemento: Especifica como as transições de entrada são tratadas. Com AND, todas as threads concorrentes são requeridas. Com XOR (padrão), apenas uma thread é necessária.
• Separar Elemento: Especifica como as transições de saída são tratadas. AND gera múltiplas threads concorrentes. XOR (padrão) segue a primeira transição com condição válida.
• Ação: Define o que acontece neste nó. As opções disponíveis são:
  • Janela do Usuário: Para fluxos gerais (passo a passo), exibe uma janela específica ao usuário.
  • Espera (Dormir): Aguarda por um período de tempo configurado antes de avançar.
  • Email: Envia um e-mail com base em templates e destinatários definidos.
  • Sub Fluxo de Trabalho: Executa outro fluxo de trabalho como sub-processo.
  • Relatório de Aplicação: Executa e exibe um relatório específico.
  • Processo de Aplicação: Executa um processo do sistema.
  • Tarefa da Aplicação: Abre uma janela do sistema para o usuário executar alguma tarefa.
  • Ação do Documento: Realiza uma ação sobre um documento (ex: aprovar, completar).
  • Ajustar Variável: Altera o valor de um campo específico do registro.
  • Escolha do Usuário: Utilizado em cenários de aprovação, permite que o usuário escolha entre opções definidas em uma coluna.
  • Formulário do Usuário: Abre um formulário especial.
  • Informação do Usuário: Solicita ciência ou confirmação de uma informação, ou apenas exibe uma informação para o usuário.
  • Whatsapp: Envia uma mensagem no chat do whatsapp com base na Configuração Whatsapp.

Obs: Nem todas as ações são aplicáveis a todos os tipos de Fluxo de trabalho. Por exemplo:

• Janela do Usuário é normalmente utilizada em Fluxos de trabalho Gerais.
• Ação do Documento é utilizada em Fluxos de trabalho de Processo do Documento.
• Escolha do Usuário é comum em aprovações.

Transições entre Nós

Uma transição conecta um nó de origem a um nó de destino, definindo o caminho que o processo seguirá após cada etapa. Cada transição pode ter condições que determinam se ela deve ou não ser seguida, permitindo que o fluxo tome caminhos diferentes conforme as regras do negócio.

Quando múltiplas transições partem do mesmo nó, o sistema avalia suas condições e seleciona a primeira transição válida, respeitando a configuração de Separar Elemento (Split Element).

Condições de Transição (Lógica AND/OR)

Condições são regras avaliadas baseadas em valores de campos, resultados de aprovações ou escolhas do usuário nas transições para decidir qual nó será executado a seguir. Quando satisfeita, a transição é válida e o fluxo avança. Caso contrário, ela é ignorada e as demais opções são avaliadas.

As condições podem ser combinadas com lógica AND (todas devem ser verdadeiras) ou OR (basta uma ser verdadeira) para definir regras compostas.

Editor de Fluxo de Trabalho

O Editor de Fluxo de Trabalho é a ferramenta utilizada para modelar e visualizar graficamente os Fluxos de trabalho. Por meio dele, administradores e analistas podem criar, editar e manter processos de negócio sem a necessidade de programação, definindo os nós do fluxo, as transições entre etapas, os responsáveis pelas atividades e as condições que determinam o caminho do processo.

É possível criar um novo nó ao clicar no botão de "+" na barra superior do editor.

Selecionando um nó existente e utilizando o clique esquerdo, você pode gerenciar as transições:

Atividades de Fluxo de Trabalho

Nesse painel, é possível visualizar as atividades que estão pendentes para o usuário, acompanhar o andamento dos processos e executar ações como aprovar, rejeitar ou concluir tarefas, conforme as permissões e configurações do fluxo. Dessa forma, o formulário centraliza todas as atividades que dependem da intervenção dos usuários para que os processos possam continuar sua execução.

Aprovar Atividade

Para aprovar uma atividade, selecione a tarefa pendente, acesse o documento através do Zoom e analise as informações relacionadas ao processo ou documento. Após a validação dos dados, selecione a resposta para o documento: Sim (Aprovado) ou Não (Recusado), o campo de Mensagens é opcional.

Ao confirmar a resposta, a atividade será finalizada e o Fluxo de trabalho seguirá automaticamente para a próxima etapa/nó definida no fluxo.

Há uma configuração que permite ao usuário aprovar automaticamente seus próprios documentos, fazendo com que os fluxos de aprovação sejam ignorados e o documento seja completado diretamente.

Para que isso ocorra, é necessário que:

• O usuário que está completando o documento seja o responsável por ele (no caso da Ordem de Venda, o Representante de Vendas);
• O perfil utilizado possua a opção "Aprovar Documentos Próprios" habilitada;
• O campo Valor da Aprovação do perfil esteja preenchido com um valor igual ou superior ao valor total da Ordem de Venda.

Quando essas condições são atendidas, o mecanismo de aprovação considera o documento automaticamente aprovado, não sendo necessária a passagem pelos demais nós de aprovação do fluxo de trabalho.

Avançar Atividade

Ao selecionar um usuário no campo de Avançar e clicar no botão de OK o sistema irá, em sequência:

• Alterar o campo Usuário da Atividade para o usuário que foi selecionado no campo;
• Mudar o tipo do último Evento do Processo de Fluxo de Trabalho para Estado Alterado (EventType='SC');
• Criar um novo Evento do tipo Processo Criado (EventType='PC') para o usuário que foi selecionado no campo;

No processo de transferência de Atividade entre usuários o sistema não emite nenhuma notificação e não muda o estado da Atividade.

Gerenciar Atividades do Fluxo de Trabalho

A janela Atividades de Fluxo de Trabalho (todas) permite analisar detalhes da execução do fluxo de trabalho e seus dados relacionados:

Através desta janela você ainda será capaz de:

1. Designar responsabilidades do fluxo de trabalho a outra pessoa ou (Novo contato ou novo fluxo de trabalho).
2. Cancelar o fluxo de trabalho atualmente em execução

Fluxo de Trabalho para Empresa

Este processo permite movimentar customizações do fluxo de trabalho para empresas específicas:

Processador de Fluxo de Trabalho

O Processador de Fluxo de Trabalho (Workflow Processor) é o componente responsável por executar e monitorar os Fluxos de trabalho do sistema. Ele roda em segundo plano verificando atividades pendentes, executando ações automáticas, processando nós e encaminhando o fluxo para as próximas etapas conforme as regras configuradas.

Sem um Processador ativo, atividades automáticas como envio de e-mails, execução de processos, esperas (Sleep) e transições automáticas podem não ser executadas corretamente. Além disso, ele também é responsável por identificar atividades vencidas e processar eventos relacionados aos fluxos em execução.

Processo de Fluxo de Trabalho

O Processo de Fluxo de Trabalho (Workflow Process) representa uma instância de um Fluxo de trabalho em execução. Enquanto o Fluxo de trabalho define o modelo do processo, o Processo registra cada execução desse modelo.

Por exemplo, se existir um Fluxo de trabalho de aprovação de pedidos, cada pedido que iniciar esse fluxo gerará um Processo de Fluxo de trabalho próprio, contendo informações como o nó atual, atividades executadas, responsáveis envolvidos e status da execução.

Documentos relacionados

• Criando um Fluxo de Orientação Geral / Passo a Passo
• Criando um Fluxo de Aprovação do Gerente / Iteração entre Departamentos
• Criando um Fluxo de Ação do Documento
• Criando um Fluxo de Aprovação por Valor